なまら春友流

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今すぐOfficeファイルをPDFに!超絶便利なevernoteの全文検索

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WordやExcelで作成されたファイル内の文字をevernoteで検索できたらどれほど便利だろうか?

プレミアム会員なら全てのファイル形式を入れることができるevernote。
しかしWordやExcelなどのOfficeファイルをそのまま入れてもメリットがない。
全文検索ができないからだ。

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全文検索が使えないファイルなら個人的には入れる必要性を感じない。
そしてこう思った。
全部PDFにしたらいいんじゃないの?
そんなことを思いつつevernoteの公式ページで確認してみたのが以下の写真。
プレミアム会員ならPDF内検索機能が備わっている。

私はMacとWindowsPCの2台を使用している。
プライベートはMacで仕事はWindows。
Macはブログ作成やプライベートブラウジングがメインなので仕事用のファイルを扱うこともないしMac用Officeソフトも入れていない。
しかし仕事で扱うファイルはOffice作成ファイル(Word,Excel,PPoint)が殆どだ。
ただ、今まではOfficeファイルをevernoteに入れることを意識してこなかった。
必要性を感じていなかったから。
そんな時こちらの記事に出会う。

デスクトップにEvernoteのInboxを作成しよう | Punksteady

この記事を読んで、これは簡単にevernoteにOfficeファイルが入れられると思った。
しかも超実用的に。
記事の内容としてはフォルダとevernoteを同期するというもの。
DropboxやSugarSyncのフォルダ同期と同じような機能。
これは知らなかった。
 @ika621 さん、本当にありがとう。
ではまず何を行うか?

1. フォルダを作成する

まずはフォルダを作成する。
このフォルダにevernoteとの同期する機能を付加する。
@ika621 さんも言われているようにデスクトップに作成するのがわかりやすいし便利だろう。

2. 1.で作成したevernote同期用フォルダの設定

この機能はWindows版evernoteの標準機能に備わっている。
知らなかった、目から鱗。
Windows版のみの機能のようだ。
以下から設定方法。

「ツール」→「インポートフォルダ」をクリック。

「追加」をクリック。

フォルダの参照画面から「OS」を開いて「Documents and Setting」→「(自分のPC名)」→「デスクトップ」と展開してゆくとデスクトップに作成していたフォルダが現れるので「OK」をクリック。

これで完了。

また、フォルダ内のファイルの扱いについても設定ができる。
下のスクショの赤い枠で囲った部分それぞれの項目にカーソルを合わせてクリックするとプルダウンで各項目の設定ができるので自分の好きなように設定する。

私はサブフォルダは必要ないので「いいえ」、ノートブックは「Buisiness」、ソースは元のOfficeファイルはPC内に存在するので「削除」と設定した。

3. evernoteと同期したいOfficeファイルをPDFにする

Office2010なら標準機能でPDFファイルに変換できるが私は2010ではないので「いきなりPDF」というソフトを使用している。
ソフトの説明は割愛するがPDFを分割したり統合したり編集することもできる便利なソフトだ。
そして、PDFに変換したファイルはPC上のどこかに保存しなければならない。
その保存先を1.で作成して2.で設定したフォルダにする。
これで完了。
PDF化したファイルはevernoteと同期されるがフォルダ内には設定によりPDFファイルは残らない。
重複してPC内にPDFファイルが残るわけではないのでPCの容量を圧迫しないのもいい。

4. で、そこまでして結局どんな時に使うの?

以前こんな記事を書いた。

Evernoteの締め日を意識して今までの記憶も蓄積させることにした – 春友日記 ~なまらiPhone~

とりあえず容量が余っているならPDFにして何でも入れてしまえばいいかもしれない。

私の使い方の1例はこうだ。
evernoteはとにかく検索が優秀。
例えば住所録とか、ビジネス上での仕切り価格一覧表などをPDF化して入れておく。
意外と探すことに苦労する情報だったりする。
ポイントはここ。
Officeファイルのままだと全文検索対象ではないPDFファイルだと全文検索対象となる

特定の人の住所を探している場合は個人名を検索窓に入力。取引先の情報を調べたい場合は企業名を入力することで簡単に見つけ出すことができる。
「Windowsの検索」は「Macのスポットライト検索」よりも使いづらい。
evernoteを検索のデータベースにするのもなかなか便利だ。


※ただ1点不満点。
PCでの検索であれば元Excelファイルの1マス内に入力している小さい文字もevernoteの検索でHITしてくれるのだが、iPhoneアプリでの検索ではなぜかHITしてくれない。
iPhoneアプリの検索精度をPCでの検索精度と同レベルまで引き上げてもらいたいところだ。
検索は出先で使用することの方が実は多い。
WindowsとMacのevernoteソフトでの差は無かった。


以上evernoteの全文検索を便利に使用するためにOfficeファイルをPDF化するためのメリットについて述べさせていただいた。
データが溜まれば溜まる程evernoteは価値が出てくる。
ただ1点注意点。
情報の取り扱いだけは所属している会社の規約、または個人情報保護の観点から十分にご注意いただき、個人の責任としてお取り扱いいただきたい。

はてブ & Twitterで@spring_friends をフォローなどしていただけると “なまら” 喜びますw

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